Vad bör en BRF tänka på vid val av städpartner?

Att välja städpartner är ett viktigt beslut för en bostadsrättsförening. Städningen påverkar inte bara hur fastigheten ser ut, utan också hur den upplevs av boende, besökare, leverantörer och potentiella köpare. Ett rent trapphus, välskötta entréer och fräscha gemensamma utrymmen skapar trygghet, trivsel och ett bättre helhetsintryck av hela föreningen.

Men för en BRF handlar städning sällan bara om att någon ska komma och städa en gång i veckan. Det handlar om att hitta en långsiktig partner som förstår fastighetens behov, kan anpassa arbetet efter säsong och som gör det enkelt för styrelsen att följa upp att allt fungerar som det ska.

Här går vi igenom vad en bostadsrättsförening bör tänka på när det är dags att välja städpartner.

Titta inte bara på priset

Det är naturligt att jämföra priser när föreningen tar in offerter, men det lägsta priset är inte alltid det bästa valet. Städning i en BRF behöver fungera över tid. Om städningen är slarvig, otydligt planerad eller svår att följa upp kan det snabbt leda till klagomål från boende och mer arbete för styrelsen.

Ett bra städföretag bör kunna visa vad som ingår, hur ofta olika moment utförs och hur kvaliteten följs upp. Det är också viktigt att förstå om priset gäller enbart grundläggande trappstädning eller om andra behov, som entréer, hissar, tvättstugor, garage, golvvård, mattvätt eller storstädning, ingår eller tillkommer.

För styrelsen är det ofta bättre att välja en partner som är tydlig, pålitlig och enkel att kommunicera med än att enbart fokusera på lägsta timpris.

Checklista när BRF:en jämför städfirmor

Innan ni väljer städpartner kan styrelsen gå igenom följande punkter:

Har leverantören gått igenom fastigheten på plats?
Är det tydligt vilka ytor som ingår?
Framgår det hur ofta varje moment utförs?
Finns rutiner för vinterperioden?
Ingår entréer, hissar, tvättstuga och källargångar?
Hur hanteras garage, sandsopning och större säsongsinsatser?
Kan leverantören hjälpa till med mattvätt, golvvård och storstädning?
Finns en tydlig kontaktperson?
Går avtalet att justera om behovet förändras?
Hur följs kvaliteten upp?
Är det tydligt vad som tillkommer utöver ordinarie städning?

Checklistan gör det enklare att jämföra olika alternativ och minskar risken att föreningen bara jämför pris utan att se skillnaderna i innehåll, kvalitet och ansvar.

Atermons råd till BRF-styrelser

Ett vanligt misstag är att sätta samma städfrekvens för alla ytor. I praktiken behöver en BRF ofta olika nivåer för olika delar av fastigheten. Entréer och trapphus kan behöva tätare skötsel, medan källargångar, förråd och vissa gemensamma utrymmen kan ses över mer sällan.

Garage och entrémattor behöver ofta planeras separat, särskilt efter vintern. Det är också klokt att tänka på golvvård och mattvätt som en del av det långsiktiga underhållet, inte bara som något man beställer när ytorna redan börjar se slitna ut.

Genom att dela upp fastigheten i olika zoner blir städningen både mer träffsäker och mer kostnadseffektiv. Då får varje del av fastigheten rätt nivå av skötsel, utan att föreningen betalar för mer än den behöver.

En professionell bedömning börjar med fastighetens faktiska belastning

Ett erfaret städföretag tittar inte bara på antal trapphus, våningsplan eller kvadratmeter. För en BRF är det minst lika viktigt att bedöma hur fastigheten används i vardagen.

Ett trapphus med många barnfamiljer, hundar, cyklar, leveranser och daglig passage får en helt annan smutsbelastning än ett mindre trapphus med färre boende. En entré mot en trafikerad gata kan också dra in mer smuts, grus och fukt än en mer skyddad entré på innergården.

Vid en genomgång bör man därför titta på bland annat entrézoner, golvmaterial, hissar, räcken, dörrpartier, tvättstugor, källargångar, cykelrum och garage. Det är också viktigt att se var smutsen faktiskt samlas. Det kan till exempel vara vid entrémattor, i hörn, längs lister, vid postboxar, på hissgolv eller på ytor där många tar med händerna.

Det gör det lättare att sätta rätt städfrekvens från början och undvika både understädning och onödigt höga kostnader.

Kartlägg vilka ytor som behöver städas

Innan föreningen väljer städfirma är det klokt att gå igenom vilka ytor som faktiskt behöver skötas. Alla fastigheter ser olika ut, och behovet kan variera mycket beroende på antal boende, fastighetens storlek, entréernas placering och hur de gemensamma utrymmena används.

Vanliga ytor som kan behöva ingå i ett städupplägg för en BRF är:

Trapphus
Entréer och portar
Hissar
Vilplan och räcken
Tvättstugor
Källargångar
Cykelrum
Förrådsgångar
Garage och parkeringsytor
Soprum
Gemensamma lokaler
Mattor och entrézoner

När styrelsen har en tydlig bild av vilka ytor som ska städas blir det enklare att jämföra olika offerter. Då minskar också risken för missförstånd kring vad som ingår i avtalet.

Frekvens och städnivå är inte samma sak

När en BRF tar in offert är det lätt att fokusera på hur ofta städningen ska utföras. Men frekvensen säger inte allt. Två leverantörer kan båda erbjuda trappstädning en gång i veckan, men innehållet i arbetet kan skilja sig mycket åt.

Det viktiga är därför att titta på både frekvens och städnivå. Ska räcken torkas av varje gång? Ingår hissar? Hur ofta rengörs dörrpartier, postboxar, lister och entrémattor? När görs mer grundliga moment? Ingår tvättstuga och källargångar, eller behöver det beställas separat?

Ett tydligt upplägg gör det lättare att jämföra offerter och minskar risken för missförstånd senare. Det gör också att styrelsen får bättre kontroll över vad föreningen faktiskt betalar för.

Olika material kräver olika städmetoder

Alla ytor i en fastighet ska inte behandlas på samma sätt. Ett stengolv i entrén, ett klinkergolv i tvättstugan, ett målat trapphusgolv och ett betonggolv i garaget har olika behov. Fel metod eller fel rengöringsmedel kan i värsta fall slita onödigt på ytan eller ge ett sämre resultat över tid.

I trapphus och entréer behöver städningen ofta anpassas efter golvets material, mängden grus och fukt samt hur mycket trafik ytan utsätts för. I garage krävs ofta andra metoder än i ett vanligt trapphus, eftersom smutsen ofta består av vägdamm, salt, oljerester och partiklar från fordon.

Även entrémattor och textila ytor behöver hanteras på rätt sätt. De samlar upp mycket smuts och fukt, men behöver också rengöras regelbundet för att fortsätta fylla sin funktion.

En kunnig städpartner bör därför kunna rekommendera rätt metod för rätt yta, inte bara erbjuda ett standardupplägg.

Anpassa städningen efter fastighetens vardag

En vanlig miss är att utgå från ett färdigt standardupplägg utan att tänka på hur fastigheten faktiskt används. Ett trapphus med många boende, barnvagnar, hundar och dagliga leveranser behöver ofta mer regelbunden städning än en mindre fastighet med färre hushåll.

Entréer och trapphus belastas ofta hårdare under höst och vinter när grus, löv, slask och vägsalt dras in i fastigheten. Under dessa perioder kan det behövas tätare städning eller extra fokus på golv, entrémattor och trappor.

Garage kan också kräva särskilda rutiner. Där samlas ofta damm, grus, vägsalt och smuts från bilar, särskilt efter vintern. Då kan garagesopning eller mer grundlig garagestädning vara ett bra komplement till den vanliga trappstädningen.

Städbehovet förändras under året

I en BRF är städbehovet sällan jämnt fördelat över året. Under höst och vinter dras mer grus, slask, löv och vägsalt in i entréer och trapphus. Det gör inte bara att ytorna ser smutsiga ut snabbare, utan kan också öka slitaget på golv och entrémattor.

Efter vintern kan garage och entréytor behöva en mer grundlig genomgång. Grus och salt som ligger kvar kan fortsätta slita på golvytor och skapa ett dammigt intryck långt in på våren.

På våren kan sandsopning, upptagning av grus och rengöring av garage vara aktuellt. I andra perioder kan föreningen behöva storstädning, mattvätt eller golvvård för att fräscha upp gemensamma utrymmen.

Därför bör ett städupplägg för en BRF inte bara bygga på samma frekvens året runt. Upplägget behöver kunna justeras efter säsong, väder och fastighetens faktiska belastning.

Se över behovet av säsongsinsatser

För många bostadsrättsföreningar är säsongsinsatser en viktig del av städningen. Det som fungerar bra under sommaren räcker inte alltid under vintern, och efter vintern kan fastigheten behöva en mer grundlig uppfräschning.

Exempel på säsongsinsatser kan vara:

Extra trappstädning under vinterhalvåret
Garagesopning efter vintern
Sandsopning och upptagning av grus
Mattvätt av entrémattor och textila ytor
Golvvård i slitna entréer eller trapphus
Storstädning av gemensamma utrymmen

Genom att planera för säsongsbehoven i förväg blir det lättare för föreningen att hålla fastigheten ren och välskött året runt.

Välj en partner som kan ta ett helhetsgrepp

För en BRF kan det vara en stor fördel att anlita ett företag som erbjuder flera närliggande tjänster och kan ta hand om allt som rör fastighetsservicen. Då slipper styrelsen kontakta olika leverantörer för trappstädning, garagesopning, mattvätt, golvvård och storstädning.

När fler tjänster samlas hos samma aktör blir det enklare att planera, följa upp och justera arbetet. Det blir också tydligare vem som ansvarar för vad.

Atermon Fastighetsservice arbetar med flera tjänster som ofta är relevanta för bostadsrättsföreningar, bland annat trappstädning, lokalstädning, garagesopning, golvvård, sandsopning och upptagning, mattvätt, storstädning och flyttstädning. Det gör det möjligt att skapa ett mer komplett upplägg för föreningens gemensamma ytor.

Säkerställ att det finns ett tydligt städschema

Ett tydligt städschema är viktigt både för styrelsen, de boende och städpersonalen. Det ska vara enkelt att förstå vilka ytor som städas, hur ofta det sker och vilka moment som ingår.

Ett bra städschema kan till exempel visa:

Vilka dagar trappstädning utförs
Hur ofta entréer och hissar rengörs
När tvättstugor och källargångar ses över
Vilka moment som görs varje gång
Vilka moment som görs mer sällan
När säsongsinsatser planeras
Hur avvikelser eller synpunkter ska rapporteras

När städschemat är tydligt minskar risken för missförstånd. Det blir också lättare för styrelsen att svara på frågor från boende och följa upp att städningen håller rätt nivå.

Så kan kvaliteten följas upp i praktiken

För att städningen ska fungera långsiktigt behöver det finnas en tydlig rutin för uppföljning. Det kan handla om att kontrollera om entréer håller rätt nivå mellan städtillfällena, om tvättstugan behöver justerad frekvens, om garaget bör sopas oftare eller om vissa kontaktytor behöver mer regelbunden rengöring.

För en BRF är det också viktigt att synpunkter från boende hanteras på ett strukturerat sätt. Om samma problem återkommer, till exempel smutsiga hissgolv, dammiga källargångar eller grus i entrén, kan städschemat behöva justeras i stället för att varje synpunkt hanteras som ett enskilt klagomål.

Uppföljning behöver inte vara krångligt. Det viktiga är att det finns en tydlig kontaktväg, en ansvarig person och en rutin för hur eventuella justeringar hanteras.

Tänk på kommunikationen

Styrelsen bör därför fundera på hur kontakten ska fungera i praktiken.

Finns det en tydlig kontaktperson?

Hur rapporteras synpunkter?

Hur snabbt återkopplar leverantören?

Finns det rutiner för uppföljning?

Det är särskilt viktigt i bostadsrättsföreningar eftersom styrelsen ofta får synpunkter från boende. Då behöver det vara enkelt att föra informationen vidare och få återkoppling från städpartnern.

En bra kontaktväg sparar tid och gör samarbetet smidigare över tid.

Be om en platsbedömning innan ni bestämmer upplägg

Det är svårt att sätta rätt städupplägg utan att först förstå fastigheten. Därför är det ofta klokt att låta företaget göra en platsbedömning.

Vid en genomgång kan man titta på trapphus, entréer, hissar, tvättstugor, garage, källargångar och andra gemensamma ytor. Då blir det tydligare vilka ytor som kräver regelbunden städning, vilka som behöver ses över ibland och vilka delar av fastigheten som kan behöva särskilda insatser.

En platsbedömning gör också offerten mer relevant. I stället för att föreningen får ett generellt pris kan städföretaget ta fram ett upplägg baserat på fastighetens faktiska behov.

Kontrollera vad som ingår i avtalet

Innan föreningen skriver avtal är det viktigt att gå igenom vad som faktiskt ingår. Två offerter kan se lika ut på ytan men innehålla helt olika omfattning.

Frågor styrelsen kan ställa är:

Ingår endast trappstädning eller även entréer och hissar?
Ingår tvättstuga, källargångar och cykelrum?
Hur hanteras garage och parkeringsytor?
Ingår material och städprodukter?
Finns möjlighet till extra städning vid behov?
Hur hanteras sandsopning och grusupptagning efter vintern?
Kan mattvätt, golvvård och storstädning läggas till?
Hur ofta sker uppföljning?
Vad händer om städningen inte motsvarar förväntningarna?
Kan upplägget justeras över tid?

Ju tydligare avtalet är från början, desto enklare blir samarbetet.

Tänk långsiktigt vid val av städfirma

När en bostadsrättsförening ska välja företaget som ska sköta städningen är det viktigt att tänka långsiktigt. Priset spelar förstås roll, men det är minst lika viktigt att städningen fungerar i praktiken, att kommunikationen är enkel och att upplägget går att anpassa efter fastighetens behov.

En bra städpartner bör kunna hjälpa föreningen med både löpande städning och kompletterande insatser som behövs under året. För många BRF:er handlar det om en kombination av trappstädning, entréstädning, tvättstugor, garage, golvvård, mattvätt, sandsopning och storstädning.

Med rätt partner får styrelsen en tryggare vardag, de boende en trevligare fastighet och föreningen ett tydligare upplägg för hur de gemensamma ytorna ska skötas över tid.

Behöver er BRF hjälp med städning?

Atermon Fastighetsservice hjälper bostadsrättsföreningar, fastighetsägare och företag i Stockholm med städning och fastighetsnära tjänster. Vi kan hjälpa er att gå igenom fastighetens behov, ta fram ett tydligt städschema och skapa ett upplägg som fungerar långsiktigt.

Oavsett om ni behöver hjälp med trappstädning, lokalstädning, garagesopning, golvvård, mattvätt, sandsopning, storstädning eller andra närliggande tjänster kan vi anpassa arbetet efter er fastighet.

Kontakta Atermon Fastighetsservice för en kostnadsfri offert eller rådgivning kring städning för er bostadsrättsförening.